PLANIFICACIÓN: DOCUMENTACIÓN

Antes de iniciar la labor deberemos alistar la documentación necesaria, esta consiste principalmente en un listado detallado de predios y/o vecinos colindantes (lista de chequeo), cartas explicativas y de invitación a los mismos y los respectivos formatos (Acta propiamente dicha).

En cuanto a la lista, esta debe haberse confeccionada desde la planificación del proyecto, añadiendo casillas de verificación para actas levantadas y un renglón para planificación de las citas.

Las cartas de inicio si requieren cuidado, no deberá sobrepasar una pagina, pero debe contener un párrafo explicativo de la actividad, una invitación a aceptar la visita y una corta descripción de los motivos siendo claros en definir que la negación a suscribir el acta dificultará la atención de reclamos por afectaciones de la obra.

Algo muy importante en la carta de invitación es colocar nombres y números de contacto reales, donde contesten personas enteradas del procedimiento y capaces de concertar citas de manera directa, nada disgusta mas a un vecino que empezar a pasear por dependencias de una empresa que no conoce y a la que esta llamando por invitación directa. De esta manera, la recomendación es que la carta debe ser un documento serio, pensado al detalle, y con logotipo de la firma o del proyecto, con contactos suficientes que incluyan correo electrónico,  teléfono fijo y celular de las personas que van a ejecutar la labor, no sobra identificar correctamente a las personas que acudirán a la cita con su respectivo numero de documento y cargo o profesión.

Existen varios tipos de formatos para actas de vecindad, los mas comunes son los empleados por las entidades publicas como el IDU o las oficinas de obras municipales que lo exigen para sus obras, aunque actualmente los constructores han diseñado otros mas "legales" que incluyen clausulas donde se determinan métodos de reclamación, direcciones y procesos con los registros, en realidad mi opinión es que todos son buenos pues finalmente se trata de registrar el estado estructural del predio susceptible de afectación, así que lo mas importante es dejar un registro detallado en fotos y/o vídeo de la estructura vecina. 

Un punto importante en el formato del acta y que es ocasión de muchas polémicas son las firmas que se deben incluir, debido a nuestra tendencia de creer que entre mas firmas el documento parece mas "legal", en realidad lo justo son tres firmas a saber:

• Firma del vecino, esta firma puede ser la del propietario o arrendatario o de una tercera persona (mayor de edad) que este delegue, se constituye en la prueba de que la visita, el ingreso al predio y los registros tomados fueron autorizados por sus habitantes.
• Firma del profesional que realizó la visita, este es testigo del estado del predio en el momento de ejecutar las tomas.
• Por ultimo la firma del representante del proyecto que puede ser de director de obra, residente o de algún cargo responsable dentro de la constructora.

Mas cantidad de firmas en el documento lo convierten en una pesadilla burocrática donde requerirá una persona exclusiva para ir recogiendo firmas por dependencias y lugares sin razón. 

PLANIFICACIÓN: EQUIPOS

Es importante antes de iniciar contar con los equipos completos y necesarios para empezar la labor, así que aquí la lista y unas especificaciones mínimas requeridas:

1. Cámara fotográfica
2. Equipo de computo
3. Impresora a color
4. Escaner.
5. Insumos suficientes (Papel, memorias, DVD, etc.)

1. Empezamos con la cámara pues es por mucho una de las piezas claves de nuestro trabajo. Estos son los tips más importantes sobre sus características:

• Se deben tener tantas cámaras como equipos de trabajo mas una.
• Debe ser de pilas recargables intercambiables, yo recomiendo tipo AA y no de litio pues estas ultimas solo tienen la capacidad de tomar unas 300 fotos, un día de trabajo normal puede superar ampliamente esta cantidad.
• Baterías AA de la mayor capacidad posible y de buena marca, en este caso GP es la marca de referencia y 2500 mA la capacidad mínima.
• Cargador de baterías con capacidad de mínimo 4. (hay de carga rápida, igual buena marca GP como referencia).
• Se deben tener como mínimo tres juegos de baterías por equipo de trabajo.
• Memorias de 4 u 8 GB, dos por equipo de trabajo.
• Si quiere incluir vídeo, la cámara debe tener función de vídeo con pausa.
• La cámara debe tener activada la función de estampado de fecha y hora.
• Debe revisarse que los archivos que produce la cámara estén en serie, no querrá tener repeticiones de archivos fotográficos cada vez que prenda la cámara, es una pesadilla de organización.

Mas adelante profundizaré es el manejo de cámara y archivos, por ahora basta agregar que los registros no deberán ser modificados ni en nombre ni en ninguna otra característica una vez sean tomados, si se cree que modificando digamos el nombre del archivo para mejorar la organización tendremos como resultado que los mismos perderán su carácter probatorio pues el resultado es un archivo modificado que requerirá un técnico forense para determinar si la imagen fue o no alterada.

Por último, no es buena idea tener cámaras profesionales en este trabajo, son muy grandes y llaman demasiado la atención de los ladrones, independiente del costo que implica perder una cámara, existe la dificultad de recuperar el trabajo perdido con ella.

2. Equipo de computo: Si bien no se requiere un super-computador, si uno decente y medianamente moderno que le permita leer las memorias de las cámaras de manera directa y un quemador de DVD mejor si es de doble capa para quemar DVD de 8 GB, así que olvídese de poner aquel viejo computador obsoleto para las actas, si no tiene un computador bueno, cómprelo, en especial porque es muy difícil que pueda ser compartido con otra actividad, los tiempos de uso del equipo incluyen descarga de memorias, organización de archivos, impresión de formatos y cartas. Si pretende compartir ese equipo con el de presupuesto o el de diseño notará que no se realiza bien ninguna de las dos cosas.

3. Impresora: No es un secreto que se requiere de una buena impresora en la oficina, verifique los costos de los insumos antes de adquirir una, sobre todo si va imprimir en color (en esta tarea es cotidiano), no compre una impresora casera, mejor una buena impresora con sistema de carga continua.

4. Escaner: Parecerá exagerado pero no lo es, las actas de vecindad son documentos que se levantan con mucho esfuerzo y cuidarlos desde el principio es muy importante, así que es mejor digitalizarlos una ves entren a la oficina, si su proyecto es pequeño, bastará un equipo básico, pero si la cantidad de documentos es importante es mejor tener un equipo rápido y semiprofesional, que tenga sistema de alimentación automática y de por lo menos 20 paginas por minuto.
 Los equipos de este tipo arrancan en $800.000, así que puede parecer una inversión importante, pero una buena oficina debe contar hoy día con un buen equipo de escaneo, este permite compartirse con otras tareas.

PLANIFICACIÓN: CUANDO EMPEZAR

El momento ideal para empezar las actas esta definido por dos parámetros importantes:

  1- Antes de iniciar las obras (incluidas las demoliciones si las hay)

  2- Tener aprobada la licencia de construcción.

Cualquier modificación espacial que se realice en el proyecto implica riesgos de reclamación por parte de los vecinos, en especial si requiere movimientos de tierra, transportes y manejos de maquinas, por tanto antes de empezar a realizar este tipo de acciones es recomendable haber ejecutado las respectivas actas de vecindad, de hecho, no debería hacer adelantos de obra sin tener los permisos respectivos pues corre el riesgo de ser visitado por la autoridad competente con consecuencias como cierres de obra y/o multas.

Por otro lado iniciar las actas antes de tener en su mano la respectiva licencia de construcción y los permisos correspondientes se configura en un error estratégico pues por lo general los vecinos poco amistosos aprovechan el aviso para hacerse parte de los procesos ante las entidades, obstaculizando el normal desarrollo de los permisos respectivos.

Aunque se entiende que los vecinos han sido notificados mediante la valla respectiva, muchos no toman conciencia de la obra hasta que reciben la visita para el acta de vecindad.

Por tanto el momento ideal para iniciar las actas de vecindad es cuando se cuenta con la licencia y antes de ejecutar algún tipo de obra. 

PLANIFICACIÓN : INVENTARIO DE PREDIOS

Suena fácil, pero no lo es, para contabilizar los predios objeto de la visita deberemos como primera medida definir el área de influencia de nuestro proyecto, es decir los predios que podrían ser afectados por las labores constructivas, esto depende del tipo de proyecto, de la profundidad de las excavaciones y de algunos otros contextos técnicos, por tanto esta decisión deberá ser tomada preferiblemente en un comité que incluya los especialistas de las áreas, en general deben incluirse no solo los predios que tengan riesgo de afectaciones sino tener en cuenta los predios que por su condición y/o  antecedentes puedan presentar reclamaciones, estos últimos aunque estén por fuera de nuestra zona de influencia. 

Tenga en cuenta que si cuenta con póliza todo riesgo para la obra, un buen indicio de cuales predios visitar se lo dará la aseguradora aunque no se extrañe si tiene que negociar con ésta el alcance de las actas, como es lógico la aseguradora pretenderá disminuir riesgos aumentando el alcance de las actas de vecindad.

Una vez aclarado el tema de las estructuras a visitar, corresponde determinar la cantidad de vecinos (personas) teniendo en cuenta que en las propiedades horizontales tendremos tantos vecinos como apartamentos y/u oficinas tenga la edificación incluyendo de manera independiente las zonas comunes cuyo encargado suele ser la administración o el concejo.

Un inventario completo de predios vecinos nos permite calcular el tiempo y las estrategias a seguir para obtener un registro confiable de las estructuras, que es el objetivo de las actas, igualmente y no menos importante permite evaluar los costos que las actas de vecindad podrán involucrar y en definitiva decidir si contratamos una empresa externa o dedicamos personal y recursos para ejecutarlas de cuenta propia.

PORQUE HACER LAS ACTAS DE VECINDAD

Aunque suene obvio, no lo es, hacer las actas de vecindad para una obra todavía hoy en día no esta en los planes de la mayoría de quienes inician un proyecto, así que este es un listado de las razones por las que son convenientes:

1. Por cortesía: Permite el primer acercamientos a sus vecinos y evaluar el nivel de aceptación de su obra.
2. Por prevención: No es posible pretender que la obra no va a afectar los vecinos, demoler, excavar, golpear causan necesariamente efectos, se trata de minimizarlos.
3. Por seguridad: ¿Quiere responder por hechos ciertos?, muchas personas realizan reclamaciones sobre averías pre-existentes, es por cierto mas común de lo que podemos estimar.
4. Por Planeación: Aunque no lo parezca, su proyecto puede terminar modificado cuando termine sus actas, muros compartidos, manejo de aguas, averías pre-existentes son razones suficientes para tomar decisiones diferentes a las planeadas inicialmente.
5. Por economía: Las actas de vecindad ahorran dinero, sea que lo tenga claro o no.
6. Documentación: Mucha aseguradoras (por no decir todas) exigen las actas de vecindad para expedir sus pólizas de todo riesgo a una obra.

La lista puede continuar, es increíble las sorpresas que pueden surgir con un proyecto constructivo, quien ha construido, sabe a que me refiero.

COMO EMPEZAR

Es recomendable hacer actas de vecindad para todo tipo de obras, en general es el tipo de obra el que define el alcance, grado de detalle y los vecinos que serán incluidos como área de riesgos.

Realizar las actas de vecindad es una tarea que requiere planificación,  si como constructor no cuenta con la experiencia o el tiempo requerido, lo mas conveniente es contratar la tarea a un tercero, ahora, si prefiere hacerlas con su personal en este blog encontrara los tips para poder ejecutarlas de la manera debida, pero tenga en cuenta que las actas requieren recursos y tiempo disponible tanto para usted como para el personal que designe, no pretenda colgar a un empleado las actas como un adicional que puede realizar en su tiempo muerto, es un gran error, se requiere de concentración, mucha paciencia, don de gentes, y conocimiento estructural, así como una organización a prueba de errores, requerirá de buenos equipos (humano y hardware), disponibilidad de tiempo, después de citar a un vecino para el acta de vecindad no puede incumplir la cita porque hay un comité de obra o porque tiene una tarea de mayor envergadura, las actas de vecindad también son su tarjeta de presentación ante los vecinos, si inicia incumpliendo perderá la confianza,  y no la recuperará fácilmente.

En resumen, asigne un presupuesto y una planeación eficiente para levantar las actas, la obra se lo agradecerá en el futuro, una sola acta de vecindad bien ejecutada le puede ahorrar millones de problemas y de pesos.

ACTAS DE VECINDAD EN LA RED

NUESTRA WEB: http://www.axezosas.com/

Concejo de Bogotá
En la red se encuentra el tema desde varios aspectos, por ejemplo encontraremos el PROYECTO DE ACUERDO Nº. 158 DE 2009, el cual pretendía dar un alcance legal y normalizar el documento.
Algunos apartes de este documentos son:

Artículo 4. De las actas de vecindad. Es el documento privado, libre de formalidades, suscrito entre el titular de la licencia o el constructor y los propietarios o poseedores de los inmuebles colindantes al predio en que se desarrollará la obra, en el que se consignarán con máximo grado de detalle el estado en que se encuentran los inmuebles vecinos antes de comenzar la obra, con el fin de que de presentarse daños propios de la intervención, se harán las reparaciones o se tomarán las medidas que garanticen el estado normal y anterior de los bienes de terceros que podrían verse afectados por su el desarrollo constructivo.

Si por cualquier razón los vecinos son renuentes a la suscripción del acta de vecindad, se podrá efectuar el registro de la obra sin éste requisito, aportando copia de dos requerimientos del titular de la licencia o constructor al vecino, enviadas por correo certificado.

Las partes en el acta de vecindad buscarán solucionar de manera ágil y acudiendo a los medios alternativos de conflicto para solucionar sus diferencias en caso de daños derivados de las obras.

Como podemos leer, era una intención sana de dar un marco jurídico a la actividad, pero resulta contraproducente exigir un documento en tramites legales del cual no se tiene certeza de autorización, de hecho, aún sin esta obligatoriedad, muchos vecinos condicionan la firma del acta de vecindad al cumplimiento de algunas prebendas por parte de la obra y en ocasiones encontramos exigencias  imposibles de cumplir por parte del constructor.

En otro aparte se da explicación de la sana intención del proyecto:

De igual forma, el artículo 4 del Proyecto de Acuerdo institucionaliza las Actas de Vecindad, las cuales en la actualidad son un mecanismo informal de concertación entre los constructores y los vecinos para la resolución de las preocupaciones que le surgen a estos últimos con ocasión de la construcción de una obra. La idea del presente Proyecto es precisamente formalizar y ampliar los alcances jurídicos de ese documento como un instrumento de autorregulación que además sirva de instrumento probatorio claro y expreso, para zanjar las diferencias que surjan con ocasión de fallas de la obra que afecten a sus vecinos o sus predios, o que interfieran con la tranquilidad y convivencia en los barrios. Adicionalmente, el acta de vecindad será un instrumento para que los constructores puedan inventariar o tener un estado físico de las viviendas y el espacio público aledaño antes de la obra.

Aun así  el concejo debió llegar a la conclusión obvia de no poder exigir la obligatoriedad de las actas de vecindad pues las mismas sobrepasan los limites constitucionales del derecho a la privacidad de los vecinos. Al no poder legislar algo voluntario, esto quedará en el plano de voluntades, que es el caso actual.

OTRAS PUBLICACIONES INTERESANTES EN LA RED 

Documento de el periódico El Tiempo, interesante por su antigüedad y vigencia:

http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-797180

Documento del IDU 2008:

http://webidu.idu.gov.co:9090/jspui/bitstream/123456789/33563/9/60015318-2-05.pdf

Periodico El Colombiano:

http://www.elcolombiano.com/BancoConocimiento/L/lo_que_usted_deberia_saber_si__es_vecino_de_una_construccion/lo_que_usted_deberia_saber_si__es_vecino_de_una_construccion.asp

ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS

Las actas de vecindad se realizan primordialmente para obtener un registro fidedigno del estado de los predios colindantes a una obra antes del inicio de las actividades constructivas, dichos registros sirven como prueba a las partes interesadas (Constructor y vecino) en caso de reclamaciones, querellas, diferencias de opinión sobre los efectos reales de la actividad constructiva sobre las edificaciones registradas.

Actualmente, lo mas difícil de entender para las partes, especialmente para los vecinos a una obra es el carácter voluntario de las mismas, esto se debe principalmente a que la ley protege en forma expresa la privacidad de nuestro domicilio, por tal motivo, sin una autorización del interesado, sea propietario o arrendatario, no es posible ingresar a un predio y mucho menos realizar registros fotográficos o de vídeo.

El hecho de no existir reglamentación al respecto, hace que la realización del acta de vecindad sea totalmente autónoma y no obligatoria para  las partes, es decir que ni el constructor puede obligar al vecino, ni el vecino de una obra puede exigir legalmente la realización de un acta de vecindad.

Sin embargo es necesario recalcar la importancia para ambas partes, de manera preventiva, la realización de la misma, todo con el fin de suplir falencias que se puedan  presentar durante y después de una obra. 

También es importante aclarar que el acta de vecindad, aún con su amplio nombre, solo pretende estimar el tema de infraestructura, no presta atención a bienes muebles ni abarca contextos no estructurales, es decir, no incluye temas como ruido, transito, polución u otros, estos temas son tratados por la ley y no pueden ser sometidos al escrutinio por entes diferentes a las autoridades competentes.

En términos coloquiales, una acta de vecindad establece "este predio esta en estas condiciones antes de iniciar la obra en cuestión".